Microsofl Excel สร้างตรางคำนวณ

  การออกแบบโครงสร้างตารางคำนวณ 

        ในโปรแกรม Microsoft Excel มีองค์ประกอบอยู่ 2 อย่างแทบไม่เปลี่ยนแปลงเลยในหลายยุคหลายสมัยที่ผ่านไป ไม่ว่าจะเป็น Excel รุ่นใดก็ตามยังคงมีสิ่งนี้ใช้กันเรื่อยมา สิ่งที่ว่านี้ก็คือ ตารางที่ประกอบด้วยเซลล์มีหลาย Row หลายคอลัมน์และสูตรสำเร็จรูปอีกหลายร้อยสูตรติดมาพร้อมกับตัวโปรแกรม ซึ่งผู้ใดสามารถนำตารางและสูตรมาใช้ร่วมกันได้เป็นอย่างดี จะทำให้ใช้โปรแกรม Excel ที่มีราคาไม่กี่หมื่นบาททำงานได้ยืดหยุ่นกว่าโปรแกรมสำเร็จรูปราคาแพงเป็นแสนเป็นล้านบาททีเดียว

บทความนี้จะแนะนำคุณให้หาทางใช้ตาราง Excel อย่างสร้างสรรค์ เพื่อใช้คำนวณหาผลลัพธ์ในปัญหาต่างๆ ได้สารพัด เพียงแค่นำตารางและสูตรสำเร็จรูปของ Excel มาใช้ร่วมกันอย่างมีหลักการ อย่างเป็นขั้นเป็นตอน และอย่างมีเหตุผล จะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์มากขึ้นกว่าแต่ก่อน เช่น

• สามารถคำนวณหาคำตอบในปัญหาที่ไม่เคยคิดว่า Excel จะทำได้มาก่อน
• สูตรสั้นลง และสามารถแก้ไขสูตรได้ง่ายและรวดเร็ว
• สามารถตรวจสอบความถูกต้องของการคำนวณในทุกขั้นตอน
• สามารถขยายขนาดหรือเคลื่อนย้ายตำแหน่งเซลล์ เพื่อนำตารางไปใช้ซ้ำในเซลล์อื่น ชีทอื่นหรือแฟ้มอื่นได้ทันที
• สามารถนำตารางไปใช้ในงานคำนวณอื่นที่ใช้หลักการเดียวกันได้ทันที หรือหลังจากผ่านการปรับปรุงเพียงเล็กน้อย
• สามารถนำตารางไปใช้งานร่วมกับเมนูคำสั่งของ Excel ได้ทุกเมื่อ แม้แต่การนำข้อมูลไปแสดงผลต่อในรูปกราฟ
• แฟ้มคำนวณเร็วและมีขนาดแฟ้มเล็กลง แม้จะมีตารางขนาดใหญ่ก็ตาม

          ตารางคำนวณคืออะไร?
เพื่อทำให้เข้าใจตรงกัน จึงขอให้คำจำกัดความในความหมายของตารางคำนวณก่อนว่า ตารางคำนวณในบทความนี้มิได้หมายถึงพื้นที่ตารางว่างๆ ที่คุณจะเห็นทันทีบนจอเมื่อเปิดโปรแกรม Excel ขึ้นมาใช้งาน แต่ตารางคำนวณในที่นี้มีความหมายถึงตารางซึ่งคุณสร้างขึ้นมาเองโดยมีข้อมูลบันทึกไว้แล้ว อาจเป็นข้อมูลตัวเลข ตัวอักษร หรือสูตรใดๆ ก็ได้ ทั้งนี้มีเจตนาเพื่อใช้พื้นที่เซลล์หรือตารางนั้นในการคำนวณหาคำตอบที่คุณต้องการโดยเฉพาะ เช่น ตารางคำนวณค่าแรงที่ต้องจ่ายให้ลูกจ้างทำงานในแต่ละกะ ตารางคำนวณยอดต้นทุนขายแบบ Fist-in First-out ตารางคำนวณหาจำนวนสินค้าที่ต้องวางแผนสั่งผลิต (Material Requirements Planning) หรือตารางคำนวณเพื่อวางแผนการลงทุน (Feasibility Study) เป็นต้น

ตารางที่ไม่ถือว่าเป็นตารางคำนวณในบทความนี้ ได้แก่ ตารางฐานข้อมูลซึ่งใช้บันทึกข้อมูลดิบ (ไม่มีสูตร) ตารางรายงานที่จัดโครงสร้างเพื่อพิมพ์ในกระดาษหรือแสดงผลให้เห็นบนจอ หรือตารางที่ Excel จัดโครงสร้างให้เองอัตโนมัติจากการใช้คำสั่งบนเมนู SubTotals หรือ Pivot Table

ตารางคำนวณโดยทั่วไปประกอบด้วยพื้นที่ตารางย่อย 2 ส่วน ส่วนแรกเป็นพื้นที่ตารางสำหรับเก็บค่าตัวแปรที่ใช้ในการคำนวณ และพื้นที่ตารางอีกส่วนหนึ่งใช้สำหรับสร้างสูตรคำนวณ ซึ่งรับค่ามาจากค่าตัวแปรในพื้นที่ส่วนแรกนั่นเอง โดยผู้ใช้งานจะใช้พื้นที่ส่วนแรกในการพิมพ์ค่าตัวแปรตัวใหม่ลงไป จากนั้นจะแสดงคำตอบจากการคำนวณให้เห็นในตารางส่วนที่เป็นสูตรคำนวณ
     
ขั้นตอนการสร้างตารางคำนวณหลังจากที่ได้พิจารณาขอบเขตความต้องการและพอได้เห็นแนวทางสร้างงานที่คนอื่นใช้กันมาก่อนแล้วบ้าง คราวนี้ก็ถึงประเด็นสำคัญว่าพอเปิดโปรแกรม Excel ขึ้นมาแล้ว คุณจะเริ่มต้นออกแบบตารางกันอย่างไรดี ซึ่งลักษณะของตารางคำนวณนี่เองที่จะชี้ให้เห็นฝีไม้ลายมือว่าใครเยี่ยมยุทธ์กว่ากัน ถ้าเทียบกับการสร้างบ้านสักหลังหนึ่งแล้ว ข้อพิจารณาที่ผ่านไปเป็นเพียงแค่การออกแบบคร่าวๆ และเตรียมซื้ออุปกรณ์ก่อสร้าง หิน ทราย ปูนซิเมนต์ เตรียมไว้ไม่ให้ขาด ไม่ให้เกินกว่าความจำเป็น ต่อจากนี้เป็นหน้าที่ของสถาปนิกและวิศวกรที่จะต้องลงมือก่อสร้างบ้านของจริงให้สวยหรู ดูดี อยู่สบาย อากาศถ่ายเทสะดวก และสามารถตกแต่งต่อเติมให้น่าอยู่ไปชั่วลูกชั่วหลาน

ก่อนอื่นผมจำเป็นต้องขอเตือนให้ทราบข้อผิดพลาดที่ผู้ใช้ Excel ทั่วไปมักคิดออกแบบตารางอย่างรวบรัดเกินไป โดยการพยายามนำตารางคำนวณไปรวมกับตารางที่ใช้พิมพ์ออกไปเป็นรายงาน หรือแสดงผลลัพธ์ที่ต้องการบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ไว้เป็นตารางเดียวกัน ซึ่งความคิดเช่นนี้จะกลายเป็นอุปสรรคสำคัญทำให้ไม่สามารถใช้เซลล์ต่อเนื่องกันเพื่อจัดการคำนวณทีละลำดับ จึงขอแนะนำให้คิดแยกตารางคำนวณออกเป็นพื้นที่ต่างหากแยกจากตารางที่ใช้พิมพ์รายงาน แม้ต้องทำให้เสียพื้นที่เซลล์มากขึ้นโดยอาจต้องแยกออกเป็นชีทหลายๆ ชีท แต่จะช่วยทำให้สามารถออกแบบโครงสร้างตารางคำนวณได้อย่างอิสระ แล้วต่อเมื่อตารางคำนวณนี้สามารถคำนวณหาคำตอบได้ตามที่ต้องการแล้ว จึงค่อยนำผลลัพธ์ที่ได้ลิงก์ ไปประกอบกันเป็นตารางรายงานในที่สุด

โครงสร้างพื้นฐานของตารางคำนวณ ประกอบด้วยส่วนที่เป็นพื้นที่ตารางสำหรับรับค่าตัวแปร และพื้นที่ตารางสำหรับสร้างสูตรคำนวณ โดยให้ยึดหลักว่าสูตรที่สร้างขึ้นในตารางคำนวณนั้น หากเป็นไปได้ขอให้คิดสร้างสูตรลงไปในเซลล์แรกเซลล์เดียวที่หัวมุมซ้ายบนสุดของตาราง จากนั้นเมื่อ Copy สูตรนี้ไปใช้ที่เซลล์ส่วนอื่นในตารางต้องสามารถใช้สูตรเดิมนั้นได้โดยไม่จำเป็นต้องแก้ไขสูตรให้แตกต่างกันไปจากเดิมแต่อย่างใด หรืออีกนัยหนึ่งให้ใช้สูตรเดียวกับทุกเซลล์ในตารางคำนวณให้ได้ แต่ถ้าไม่สามารถสร้างสูตรเดียวที่เซลล์หัวมุม ก็ขอให้พยายามสร้างสูตรเดียวในแต่ละแนว Row หรือ คอลัมน์

เพื่อทำให้เห็นโครงสร้างตารางคำนวณแบบง่ายๆ ขอยกตัวอย่างการสร้างตารางคำนวณสูตรคูณมาพิจารณากันตามรูปต่อไปนี้

รูปตารางนี้เป็นตัวอย่างการคำนวณสูตรคูณแม่ 2-5 โดยกำหนดให้นำไปคูณเลข 1-5

• ให้แยกเซลล์รับตัวแปรวางไว้ตามแนวคู่ขนานกับพื้นที่คำนวณ โดยอาจวางไว้เป็นแนวหัวตารางด้านบน (C2:F2) หรือหัวตารางด้านข้าง (B3:B7) ซึ่งตัวแปรที่ว่านี้เป็นเซลล์รับตัวเลขที่คุณอาจมีความต้องการเปลี่ยนแปลงเป็นค่าอื่นในอนาคต
• C3:F7 เป็นพื้นที่เซลล์ที่คุณต้องหาทางสร้างสูตรลงไปทุกเซลล์ โดยให้สร้างสูตรลงไปที่เซลล์ C3 ซึ่งเป็นตำแหน่งเซลล์หัวมุมซ้ายบนเพียงเซลล์เดียว ให้มีสูตร =C$2*$B3 จากนั้นให้ Copy ไป Paste ทุกเซลล์ในพื้นที่ C3:F7

   โปรดสังเกตว่าตัวอย่างสูตรคูณนี้เป็นตัวอย่างการนำค่าไปคำนวณแบบ 1 ต่อ 1 หมายถึง เซลล์สูตรหนึ่งๆ จะรับค่าจากเซลล์ตัวแปรตามแนวนอนหรือแนวตั้งเพียงข้างละ 1 เซลล์เท่านั้น ซึ่งในปัญหาอื่นอาจจำเป็นต้องใช้การคำนวณที่ซับซ้อนมากขึ้น โดยเซลล์สูตรหนึ่ง จะใช้เซลล์ตัวแปรมากกว่าเซลล์เดียวก็เป็นได้โดยใช้สูตรพวก Lookup ช่วยในการเลือกข้อมูลมาใช้คำนวณ

    นอกจากเซลล์สูตรจะรับค่ามาจากเซลล์ตัวแปรแล้ว เซลล์สูตรยังอาจรับค่าต่อมาเซลล์สูตรคำนวณในขั้นก่อนได้อีก ซึ่งจะเห็นได้ชัดจากตารางคำนวณงบการเงินหรือวางแผนการผลิตที่มียอดคงเหลือปลายงวดส่งต่อไปตั้งเป็นยอดคงเหลือต้นงวดของช่วงเวลาถัดไป

   ตารางคำนวณที่ดีต้องมีความยืดหยุ่นสามารถคำนวณให้ผลลัพธ์ได้ตามต้องการตลอดไป ไม่ว่าจะมีการโยกย้ายหรือแยกตารางตัวแปรไปวางไว้ที่ชีทอื่นเหนือแฟ้มอื่น ดังนั้น พอสร้างตารางคำนวณเสร็จ ขอให้ทดลอง Cut ตารางไปวางไว้ที่ตำแหน่งอื่นหรือโยกย้ายเซลล์ตัวแปรแยกออกจากกัน เพื่อพิสูจน์ว่าตารางคำนวณยังคงสามารถให้ผลลัพธ์ถูกต้องตามเดิมหรือไม่