การสร้างฐานข้อมูลโดยใช้แม่แบบ
Access มีแม่แบบที่หลากหลายให้คุณใช้เพื่อช่วยเพิ่มความเร็วให้กับขั้นตอนการสร้างฐานข้อมูล แม่แบบคือฐานข้อมูลที่พร้อมใช้งานซึ่งมีตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม และรายงานต่างๆ ซึ่งจำเป็นต่อการทำงานเฉพาะอย่าง ตัวอย่างเช่น มีแม่แบบที่สามารถใช้ติดตามปัญหา จัดการที่ติดต่อ หรือเก็บบันทึกการใช้จ่าย แม่แบบบางตัวมีตัวอย่างระเบียนเพื่อช่วยสาธิตวิธีใช้งาน ฐานข้อมูลแม่แบบสามารถนำไปใช้งานได้เลย หรือคุณสามารถปรับแต่งให้เหมาะสมกับความต้องการของคุณถ้าหนึ่งในบรรดาแม่แบบเหล่านี้ตรงกับที่คุณต้องการ การใช้แม่แบบนั้นจะเป็นวิธีที่เร็วที่สุดที่จะเริ่มต้นใช้ฐานข้อมูล อย่างไรก็ตามถ้าคุณมีข้อมูลในโปรแกรมอื่นที่คุณต้องการนำเข้ามายัง Access คุณอาจตัดสินใจว่าการสร้างฐานข้อมูลใหม่จากตั้งแต่ต้นนั้นดีกว่า แม่แบบจะมีโครงสร้างข้อมูลที่กำหนดไว้แล้ว และอาจจำเป็นต้องดัดแปลงข้อมูลที่มีอยู่ของคุณให้เข้ากับโครงสร้างของแม่แบบ
- ถ้าคุณมีฐานข้อมูลเปิดอยู่ ให้คลิก ปิดฐานข้อมูล บนเมนู แฟ้ม เพื่อแสดงบานหน้าต่าง การเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access
- แม่แบบหลายตัวจะปรากฏภายใต้ แม่แบบออนไลน์พิเศษ ในบานหน้าต่าง การเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access และมีให้ใช้ได้มากขึ้นถ้าคุณคลิกการเชื่อมโยงในบานหน้าต่าง ประเภทแม่แบบ คุณสามารถดาวน์โหลดแม่แบบเพิ่มเติมได้จากเว็บไซต์ Office Online ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ในส่วนถัดไปของบทความนี้
- คลิกที่แม่แบบที่คุณต้องการใช้
- Access จะเสนอแนะชื่อแฟ้มสำหรับฐานข้อมูลของคุณในกล่อง ชื่อแฟ้ม คุณสามารถเปลี่ยนแปลงชื่อแฟ้มได้ถ้าต้องการ เมื่อต้องการบันทึกฐานข้อมูลในโฟลเดอร์อื่นนอกเหนือจากที่แสดงใต้กล่องชื่อแฟ้ม ให้คลิก
แล้วเรียกดูโฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึก จากนั้นคลิก ตกลง คุณอาจสร้างแล้วเชื่อมโยงฐานข้อมูลของคุณไปยังไซต์ Windows SharePoint Services 3.0 ด้วยหรือไม่ก็ได้ - คลิก สร้าง (หรือคลิก ดาวน์โหลด สำหรับแม่แบบ Office Online)
Access จะสร้างหรือดาวน์โหลดฐานข้อมูลแล้วจึงเปิด ฟอร์มจะปรากฏให้คุณสามารถเริ่มป้อนข้อมูลได้ ถ้าแม่แบบของคุณมีข้อมูลตัวอย่าง คุณสามารถลบแต่ละระเบียนได้โดยคลิกที่ตัวเลือกระเบียน (กล่องหรือแถบสีเทาทางซ้ายของระเบียน) จากนั้นทำดังนี้
- เมื่อต้องการเริ่มต้นป้อนข้อมูล ให้คลิกที่เซลล์ว่างเซลล์แรกบนฟอร์มแล้วเริ่มพิมพ์ ใช้ 'บานหน้าต่างนำทาง' เพื่อเรียกดูฟอร์มหรือรายงานอื่นที่คุณอาจต้องการใช้
การดาวน์โหลดแม่แบบจาก Office Online
ถ้าคุณไม่พบแม่แบบที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณในบานหน้าต่าง การเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access และคุณได้เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตอยู่ คุณสามารถค้นเพิ่มเติมได้จากเว็บไซต์ Office Online- ในบานหน้าต่าง การเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access ภายใต้ ข้อมูลเพิ่มเติมบน Office Online ให้คลิก แม่แบบ
หมายเหตุ หน้าแรกของแม่แบบบน Office Online จะปรากฏในหน้าต่างเบราว์เซอร์
- ใช้เครื่องมือนำทางและค้นหา Office Online เพื่อหาแม่แบบ Access ที่คุณต้องการใช้แล้วทำตามคำสั่งเพื่อดาวน์โหลด ฐานข้อมูลจะถูกดาวน์โหลดลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ จากนั้นเปิดในอินสแตนซ์ใหม่ของ Access ในกรณีส่วนใหญ่แม่แบบจะถูกออกแบบมาเพื่อเปิดฟอร์มป้อนข้อมูลเพื่อที่คุณจะได้เริ่มป้อนข้อมูลได้ทันที
การสร้างฐานข้อมูลจากตั้งแต่ต้น
ถ้าคุณไม่สนใจใช้แม่แบบ คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลจากตั้งแต่ต้น ในกรณีส่วนใหญ่ การทำเช่นนั้นเกี่ยวข้องกับสิ่งใดสิ่งหนึ่งหรือทั้งสองสิ่งต่อไปนี้- การป้อน การวาง หรือการนำเข้าข้อมูลลงในตารางที่ถูกสร้างเมื่อคุณเริ่มต้นฐานข้อมูลใหม่ จากนั้นทำซ้ำกระบวนการนี้กับตารางใหม่ที่คุณสร้างด้วยการใช้คำสั่ง แทรกตาราง
- การนำเข้าข้อมูลจากแหล่งอื่นและการสร้างตารางใหม่ในกระบวนการ
สร้างฐานข้อมูลเปล่า
- ในบานหน้าต่าง การเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access ภายใต้ สร้างฐานข้อมูลเปล่า ให้คลิก ฐานข้อมูลเปล่า
- ในบานหน้าต่าง ฐานข้อมูลเปล่า ให้พิมพ์ชื่อแฟ้มในกล่อง ชื่อแฟ้ม ถ้าคุณไม่ใส่นามสกุลให้ชื่อแฟ้ม Access จะเติมให้คุณ เมื่อต้องการเปลี่ยนตำแหน่งของแฟ้มนอกเหนือไปจากค่าเริ่มต้น ให้คลิก เปิด (ถัดจากกล่อง ชื่อแฟ้ม) เรียกดูตำแหน่งใหม่ จากนั้นคลิก ตกลง
- คลิก สร้าง
Access จะสร้างฐานข้อมูลโดยมีตารางเปล่าชื่อ Table1 จากนั้นเปิด Table1 ในมุมมอง 'แผ่นข้อมูล' จุดแทรกจะวางบนเซลล์แรกที่ว่างในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่
- เริ่มต้นพิมพ์เพื่อเพิ่มข้อมูล หรือวางข้อมูลจากแหล่งอื่น ดังที่อธิบายในส่วน การคัดลอกข้อมูลจากแหล่งอื่นลงในตาราง Access ซึ่งจะอธิบายต่อไปในบทความนี้
ถ้าคุณไม่ต้องการป้อนข้อมูลใน Table1 ขณะนี้ ให้คลิก ปิด
Access จะถามคุณให้บันทึกการเปลี่ยนแปลงลงในตาราง คลิก ใช่ เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ คลิก ไม่ใช่ เพื่อละทิ้งการบันทึก หรือคลิก ยกเลิก เพื่อปล่อยให้ตารางเปิดไว้
สิ่งสำคัญ ถ้าคุณปิด Table1 โดยไม่บันทึกอย่างน้อยหนึ่งครั้ง Access จะลบทั้งตารางแม้ว่าคุณจะได้ป้อนข้อมูลลงไปแล้ว Access จะถามคุณให้บันทึกการเปลี่ยนแปลงลงในตาราง คลิก ใช่ เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ คลิก ไม่ใช่ เพื่อละทิ้งการบันทึก หรือคลิก ยกเลิก เพื่อปล่อยให้ตารางเปิดไว้เพิ่มตาราง
คุณสามารถเพิ่มตารางใหม่ในฐานข้อมูลที่มีอยู่ด้วยการใช้คำสั่ง แทรกตาราง คุณสามารถใช้มุมมอง 'แผ่นข้อมูล' เพื่อเริ่มป้อนข้อมูลทันที (Access จะสร้างโครงสร้างตารางให้คุณขณะที่ป้อน) หรือคุณสามารถใช้มุมมองออกแบบเพื่อสร้างโครงสร้างตารางก่อนแล้วค่อยสลับไปที่มุมมอง 'แผ่นข้อมูล' เพื่อป้อนข้อมูล ไม่ว่าคุณจะเริ่มในมุมมองไหน คุณสามารถสลับไปที่มุมมองอื่นได้โดยใช้ปุ่มบนแถบสถานะของ Accessแทรกตาราง โดยเริ่มต้นในมุมมอง 'แผ่นข้อมูล' ในมุมมอง 'แผ่นข้อมูล' คุณสามารถป้อนข้อมูลได้ทันทีแล้วให้ Access สร้างโครงสร้างตารางให้เบื้องหลัง ชื่อเขตข้อมูลจะถูกกำหนดเป็นตัวเลข (Field1, Field2 และอื่นๆ) และ Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลตามชนิดของข้อมูลที่คุณป้อน
- บนแท็บสร้าง ในกลุ่มตาราง คลิก ตาราง
- Access จะสร้างตารางและวางจุดแทรกไว้ในเซลล์แรกที่ว่างในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่
- หมายเหตุ ถ้าคุณไม่เห็นคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ คุณอาจอยู่ในมุมมอง 'ออกแบบ' แทนที่จะเป็นมุมมอง 'แผ่นข้อมูล' เมื่อต้องการสลับไปที่มุมมอง 'แผ่นข้อมูล' ให้คลิกปุ่ม มุมมองแผ่นข้อมูล ในมุมล่างขวาของหน้าต่าง Access โปรแกรม Access จะพร้อมท์ให้คุณบันทึกตารางใหม่ แล้วจากนั้นสลับไปที่มุมมอง 'แผ่นข้อมูล'
- บนแท็บ แผ่นข้อมูล ในกลุ่ม เขตข้อมูลและคอลัมน์ ให้คลิก เขตข้อมูลใหม่
- Access จะแสดงบานหน้าต่าง แม่แบบเขตข้อมูล ซึ่งมีรายการชนิดเขตข้อมูลที่ใช้ตามปกติ ถ้าคุณลากรายการตัวหนึ่งมาใส่ในแผ่นข้อมูล Access จะเพิ่มเขตข้อมูลเป็นชื่อนั้นแล้วตั้งค่าคุณสมบัติที่เหมาะสมสำหรับชนิดของเขตข้อมูลนั้น คุณสามารถเปลี่ยนคุณสมบัติได้ภายหลังถ้าต้องการ คุณต้องลากเขตข้อมูลมาใส่ในพื้นที่ของแผ่นข้อมูลที่มีข้อมูล แถบแนวตั้งจะปรากฏเพื่อแสดงตำแหน่งเขตข้อมูลที่จะวางให้คุณเห็น
- เมื่อต้องการเพิ่มข้อมูล ให้เริ่มพิมพ์ในเซลล์แรกที่ว่าง หรือวางข้อมูลจากแหล่งอื่น ดังที่อธิบายไว้ในส่วนการคัดลอกข้อมูลจากแหล่งอื่นมายังตาราง Access ซึ่งจะปรากฏต่อไปในบทความนี้
- เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ (เขตข้อมูล) ให้คลิกสองครั้งที่ส่วนหัวคอลัมน์ จากนั้นพิมพ์ชื่อคอลัมน์ใหม่
- เป็นวิธีที่ดีที่จะใช้ชื่อที่มีความหมายสำหรับแต่ละเขตข้อมูล เพื่อที่คุณจะสามารถบอกได้ว่าเขตข้อมูลนั้นมีอะไรเมื่อคุณดูใน รายการเขตข้อมูล
- เมื่อต้องการย้ายคอลัมน์ ให้คลิกที่ส่วนหัวคอลัมน์เพื่อเลือกคอลัมน์ จากนั้นลากคอลัมน์ไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการ
- คุณสามารถเลือกได้หลายคอลัมน์ที่ต่อเนื่องกันแล้วลากคอลัมน์เหล่านั้นไปตำแหน่งใหม่ทีเดียวพร้อมกัน เมื่อต้องการเลือกหลายคอลัมน์ต่อเนื่องกัน ให้คลิกที่ส่วนหัวคอลัมน์ของคอลัมน์แรก จากนั้นในขณะที่กด SHIFT ค้างไว้ให้คลิกส่วนหัวคอลัมน์ของคอลัมน์สุดท้าย
- แทรกตาราง โดยเริ่มต้นในมุมมอง 'ออกแบบ' ในมุมมอง 'ออกแบบ' ก่อนอื่นให้คุณสร้างโครงสร้างของตารางตัวใหม่ จากนั้นสลับไปที่มุมมอง 'แผ่นข้อมูล' เพื่อป้อนข้อมูล หรือคุณสามารถป้อนข้อมูลโดยใช้วิธีอื่นเช่น การวางหรือการนำเข้า
- บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ออกแบบตาราง
- สำหรับแต่ละเขตข้อมูลในตารางของคุณ ให้พิมพ์ชื่อในคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล แล้วเลือกชนิดข้อมูลจากรายการ ชนิดข้อมูล
- หมายเหตุ ถ้าคุณไม่เห็นคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล และคอลัมน์ ชนิดข้อมูล คุณอาจอยู่ใน มุมมอง 'แผ่นข้อมูล' แทนที่จะเป็นมุมมอง 'ออกแบบ' ถ้าต้องการสลับไปที่มุมมอง 'ออกแบบ' ให้คลิก มุมมองออกแบบ บนแถบสถานะของ Access โปรแกรม Access จะถามชื่อของตารางใหม่ จากนั้นสลับไปที่มุมมอง 'ออกแบบ'
- ถ้าต้องการ คุณสามารถพิมพ์คำอธิบายให้เขตข้อมูลแต่ละตัวในคอลัมน์ คำอธิบาย จากนั้นคำอธิบายจะปรากฏบนแถบสถานะเมื่อจุดแทรกอยู่ในเขตข้อมูลนั้นในมุมมอง 'แผ่นข้อมูล' นอกจากนั้น คำอธิบายยังใช้เป็นข้อความแถบสถานะสำหรับตัวควบคุมใดๆ ในฟอร์มหรือรายงานที่คุณสร้างด้วยการลากเขตข้อมูลจาก รายการเขตข้อมูล และสำหรับตัวควบคุมใดๆ ที่ถูกสร้างสำหรับเขตข้อมูลนั้นโดยใช้ตัวช่วยสร้างฟอร์ม หรือ ตัวช่วยสร้างรายงาน
- หลังจากที่คุณเพิ่มเขตข้อมูลของคุณทั้งหมด ให้บันทึกตารางด้วยการคลิก บันทึก บน แถบเครื่องมือด่วน
- คุณสามารถเริ่มป้อนข้อมูลลงในตารางเมื่อใดก็ได้ด้วยการสลับไปที่มุมมอง 'แผ่นข้อมูล' แล้วคลิกที่เซลล์แรกที่ว่าง นอกจากนั้น คุณยังสามารถวางข้อมูลจากแหล่งอื่นได้ ซึ่งจะอธิบายในส่วนต่อไป การคัดลอกข้อมูลจากแหล่งอื่นลงในตาราง Access
ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลในมุมมอง 'ออกแบบ' ไม่ว่าคุณได้สร้างตารางในมุมมอง 'แผ่นข้อมูล' หรือมุมมอง 'ออกแบบ' คุณควรที่จะตรวจสอบและตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูล ซึ่งจะทำได้เฉพาะในมุมมอง 'ออกแบบ' เท่านั้น เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมอง 'ออกแบบ' ให้คลิก มุมมองออกแบบ บนแถบสถานะของ Access เมื่อต้องการดูคุณสมบัติของเขตข้อมูล ให้คลิกเขตข้อมูลในตารางออกแบบ คุณสมบัติจะปรากฏด้านล่างของตารางออกแบบ ภายใต้ คุณสมบัติเขตข้อมูล
เมื่อต้องการดูคำอธิบายของคุณสมบัติแต่ละเขตข้อมูล ให้คลิกที่คุณสมบัติแล้วอ่านคำอธิบายในกล่องที่อยู่ถัดจากรายการคุณสมบัติภายใต้ คุณสมบัติเขตข้อมูล ตารางต่อไปนี้อธิบายคุณสมบัติของเขตข้อมูลที่มักจะถูกปรับเปลี่ยน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น